SWOT (GZFT) Analizi
Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğünün mevcut kurumsal kapasitesinin, geliştirmeye açık alanlarının, dış çevredeki fırsatların ve faaliyetlerin sürdürülebilirliğini etkileyebilecek tehditlerin sistematik olarak değerlendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Güçlü Yönler
Kurumsal Kapasite
Zayıf Yönler
Geliştirme Alanları
Fırsatlar
Gelişim Potansiyeli
Tehditler
Dış Çevre Riskleri
GZFT
Kurumsal SWOT Analizi
İç çevre unsurları güçlü ve zayıf yönler; dış çevre unsurları ise fırsatlar ve tehditler başlıkları altında değerlendirilmiştir.
Güçlü Yönler
Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğünün amaçlarına ulaşmasını destekleyen mevcut kurumsal kapasite ve olumlu iç faktörlerdir.
- Erasmus+ öğrenci ve personel hareketliliklerinin yürütülmesine ilişkin kurumsal bilgi ve uygulama deneyiminin bulunması.
- KA131 ve KA171 başta olmak üzere farklı Erasmus+ faaliyet ve proje türlerinin birlikte yürütülebilmesi.
- Öğrenim, staj, personel hareketliliği, BIP ve kısa dönem hareketlilikleri kapsayan geniş faaliyet çeşitliliğinin bulunması.
- Erasmus+ süreçlerinde görev ve sorumlulukların tanımlanmış olması ve süreç bazlı iş bölümünün uygulanması.
- Risk Yönetim Planı, Risk Envanteri ve Eylem Planı ile süreç ve kontrol mekanizmalarının sistematik biçimde kayıt altına alınması.
- TURNAPortal, Beneficiary Module, EWP ve diğer Erasmus+ dijital araçlarının aktif olarak kullanılması.
- Hareketlilik belgelerinin elektronik ortamda saklanmasına ve izlenmesine yönelik dijital arşiv yaklaşımının bulunması.
- Uluslararası yükseköğretim kurumlarıyla genişleyen kurumlar arası anlaşma ve iş birliği ağının bulunması.
- Öğrenci ve personele yönelik bilgi, rehber, ilan ve süreç içeriklerinin kurumsal internet sitesi üzerinden düzenli olarak yayımlanması.
- Süreçlerin şeffaflaştırılmasına yönelik çevrim içi bilgi, istatistik, FAQ, Wiki ve yönlendirme uygulamalarının geliştirilmesi.
- Kurumsal kalite, iç kontrol ve risk yönetimi çalışmalarının Erasmus+ süreçleriyle ilişkilendirilmiş olması.
- Avrupa ve Avrupa dışındaki yükseköğretim kurumlarıyla uluslararası akademik iş birliği geliştirme kapasitesinin bulunması.
Zayıf Yönler / Geliştirmeye Açık Alanlar
Kurumsal performansın geliştirilmesi amacıyla iyileştirme çalışması yürütülmesi gereken iç faktörlerdir.
- Başvuru, seçim, sözleşme, hareketlilik, mali işlem, raporlama ve arşiv süreçlerinin aynı dönemlerde yoğunlaşabilmesi.
- Erasmus+ süreçlerinin yüksek miktarda belge ve kayıt üretmesi nedeniyle idarî iş yükünün artması.
- Bazı işlemlerde farklı bilgi sistemlerine aynı veya benzer verilerin ayrı ayrı girilmesinin gerekmesi.
- Erasmus+ süreçlerinin mevzuat, proje yılı ve hareketlilik türüne göre farklı kurallar içermesi nedeniyle sürekli güncelleme ihtiyacının bulunması.
- Dönemsel başvuru ve hareketlilik yoğunluklarının personel iş yükünde dengesizliğe yol açabilmesi.
- Katılımcılar tarafından eksik veya hatalı belge sunulmasının işlem sürelerini uzatabilmesi.
- Bazı süreçlerde katılımcının bireysel sorumluluğunda bulunan vize, pasaport, sigorta ve karşı kurum işlemlerinin Koordinatörlük süreçlerini dolaylı olarak etkileyebilmesi.
- Erasmus+ kurallarının karmaşıklığı nedeniyle öğrenci ve personelden aynı konularda tekrar eden bilgi taleplerinin alınabilmesi.
- Yoğun dönemlerde kontrol, arşivleme ve veri doğrulama işlemleri için ilave zaman ihtiyacının ortaya çıkabilmesi.
- Kurumsal süreçlerin sürdürülebilirliği açısından görev yedekleme ve bilgi aktarım mekanizmalarının sürekli güncel tutulması gerekliliği.
Fırsatlar
Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğünün kurumsal kapasitesini ve uluslararasılaşma etkisini artırabilecek dış çevre faktörleridir.
- Erasmus+ Programının yeni proje ve hareketlilik türleriyle sürekli gelişmesi.
- KA171 kapsamında Avrupa dışındaki yükseköğretim kurumlarıyla iş birliği imkânlarının genişlemesi.
- Karma Yoğun Programlar (BIP) ve kısa dönem hareketliliklerin öğrenci ve personel katılımını çeşitlendirmesi.
- European Student Card Initiative, EWP ve dijital Erasmus+ uygulamalarının süreçlerin elektronik ortamda yürütülmesini desteklemesi.
- Üniversitenin uluslararası görünürlüğünün yeni kurumlar arası anlaşmalar ve ortak projeler yoluyla artırılabilmesi.
- Uluslararası fuar, konferans, Staff Week ve ağ oluşturma faaliyetleri aracılığıyla yeni ortaklıkların geliştirilebilmesi.
- Öğrenci ve personelin uluslararası hareketliliğe yönelik farkındalık ve talebinin artırılabilmesi.
- Dijital raporlama, istatistik ve karar destek sistemlerinin geliştirilmesiyle süreçlerin daha ölçülebilir hâle getirilebilmesi.
- Memnuniyet anketleri ve diğer geri bildirim araçlarından elde edilen verilerin sürekli iyileştirme çalışmalarında kullanılabilmesi.
- Üniversitenin akademik birimlerinin uluslararası iş birliklerine daha aktif katılımının teşvik edilebilmesi.
- Erasmus+ projelerinin araştırma, eğitim, kalite ve uluslararasılaşma faaliyetleriyle daha güçlü şekilde ilişkilendirilebilmesi.
Tehditler
Erasmus+ faaliyetlerinin başarısını veya sürekliliğini olumsuz etkileyebilecek ve büyük ölçüde kurum dışından kaynaklanan faktörlerdir.
- Erasmus+ Program kuralları, hibe tutarları ve uygulama esaslarında proje veya çağrı dönemleri itibarıyla değişiklik meydana gelmesi.
- Avrupa Komisyonu, Türkiye Ulusal Ajansı veya diğer dış sistemlerde meydana gelebilecek teknik kesintiler.
- Vize randevusu ve vize değerlendirme sürelerinin hareketliliklerin zamanında gerçekleştirilmesini olumsuz etkileyebilmesi.
- Uluslararası siyasi, ekonomik, güvenlik veya sağlık gelişmelerinin belirli ülke ve bölgelerde hareketlilik imkânlarını sınırlandırabilmesi.
- Ulaşım, konaklama ve yaşam maliyetlerindeki artışların Erasmus+ hibesinin katılımcı giderlerini karşılama düzeyini azaltabilmesi.
- Döviz kurlarındaki değişikliklerin katılımcıların mali planlamasını etkileyebilmesi.
- Ev sahibi kurumların kontenjan, akademik takvim, yabancı dil veya kabul koşullarında değişiklik yapabilmesi.
- Partner kurumlarda personel veya kurumsal yapı değişikliklerinin mevcut iş birliklerinin sürdürülebilirliğini etkileyebilmesi.
- Bilgi sistemlerinde yaşanabilecek siber güvenlik, erişim veya veri bütünlüğü sorunlarının işlem süreçlerini etkileyebilmesi.
- Katılımcıların vize, sigorta, kabul veya diğer bireysel yükümlülüklerini zamanında yerine getirememesi nedeniyle planlanan hareketliliklerin gerçekleştirilememesi.
- Uluslararası yükseköğretimde artan rekabetin nitelikli uluslararası ortaklıkların kurulmasını ve sürdürülmesini zorlaştırabilmesi.
Analiz Sonucu
Genel Değerlendirme
Kurumsal kapasitenin geliştirilerek sürdürülmesi
Yapılan değerlendirme sonucunda Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğünün; hareketlilik yönetimi, uluslararası iş birlikleri, proje çeşitliliği, dijital süreç yönetimi ve kurumsal tecrübe bakımından önemli bir kapasiteye sahip olduğu değerlendirilmektedir.
Bununla birlikte artan işlem hacmi, belge yoğunluğu, çok sayıda dış sisteme bağlı çalışma gerekliliği ve Erasmus+ kurallarındaki dönemsel değişiklikler; süreç standardizasyonu, görev yedekleme, dijitalleşme ve kontrol mekanizmalarının sürekli geliştirilmesini gerekli kılmaktadır.
Güçlü Yönlerden Yararlanma
Mevcut kurumsal deneyim, uluslararası ortaklık ağı, dijital süreç altyapısı ve kalite yönetimi yaklaşımının yeni hareketlilik ve proje fırsatlarının geliştirilmesi amacıyla etkin biçimde kullanılması hedeflenmelidir.
Geliştirmeye Açık Alanların İyileştirilmesi
Süreçlerin mümkün olduğunca standartlaştırılması, tekrar eden işlemlerin azaltılması, kontrol listelerinin yaygınlaştırılması ve görev yedekleme mekanizmalarının güçlendirilmesi öncelikli iyileştirme alanlarıdır.
Fırsatların Kurumsal Kazanıma Dönüştürülmesi
Yeni Erasmus+ araçları, BIP faaliyetleri, KA171 ortaklıkları ve uluslararası ağlara katılım imkânlarının Üniversitenin uluslararasılaşma hedeflerini destekleyecek biçimde kullanılması önem taşımaktadır.
Tehditlere Karşı Hazırlık
Mevzuat değişiklikleri, dış sistem kesintileri, vize süreçleri ve uluslararası gelişmeler gibi kurum dışı unsurların Risk Yönetim Planı kapsamında düzenli olarak izlenmesi ve gerektiğinde alternatif uygulamaların devreye alınması gerekmektedir.
İyileştirme
SWOT Analizi Sonucunda Belirlenen Stratejik Öncelikler
SWOT analizinden elde edilen değerlendirmelerin aşağıdaki kurumsal önceliklerle ilişkilendirilmesi uygun görülmektedir.
Süreç Standardizasyonu
Öğrenci, personel, mali işlem ve proje süreçlerinde standart iş akışlarının ve kontrol listelerinin geliştirilerek güncel tutulması.
Dijitalleşme
Tekrarlayan manuel işlemlerin azaltılması, elektronik kayıt ve raporlama sistemlerinin geliştirilmesi.
Kurumsal Kapasite
Görev yedekleme, kurum içi bilgi paylaşımı ve süreç sahipliğinin güçlendirilmesi.
Uluslararası Ortaklıklar
Nitelikli ve sürdürülebilir kurumlar arası anlaşmaların, KA171 ortaklıklarının ve proje iş birliklerinin artırılması.
Veriye Dayalı Yönetim
Hareketlilik, proje, memnuniyet, performans ve risk verilerinin karar alma ve iyileştirme süreçlerinde düzenli olarak kullanılması.
Risk ve İç Kontrol
Risklerin, kontrollerin, eylemlerin ve izleme sonuçlarının düzenli olarak gözden geçirilerek kayıt altına alınması.
Entegre Yönetim
SWOT Analizi ile Risk Yönetimi Arasındaki İlişki
SWOT analizinde tespit edilen hususlar, gerekli görüldüğü ölçüde Risk Yönetim Planı ve Risk Envanteri Eylem Planına girdi oluşturur.
Tespit
SWOT analizi ile iç ve dış çevredeki önemli unsurlar belirlenir.
Risk Değerlendirmesi
Risk oluşturabilecek zayıf yön ve tehditler Risk Envanterinde ayrıca değerlendirilir.
Eylem
Kabul edilebilir düzeyin üzerindeki riskler için gerekli kontrol ve iyileştirme eylemleri belirlenir.
İzleme
Riskler, eylemler ve SWOT değerlendirmeleri belirlenen dönemlerde yeniden gözden geçirilir.
İzleme
Gözden Geçirme ve Güncelleme
SWOT analizi düzenli olarak gözden geçirilir
SWOT Analizi; Erasmus+ Programında, mevzuatta, kurumsal yapılanmada, proje portföyünde, bilgi sistemlerinde veya uluslararası faaliyet ortamında önemli bir değişiklik meydana gelmesi hâlinde güncellenebilir.
Ayrıca kalite yönetimi, iç kontrol ve risk yönetimi çalışmalarının bir parçası olarak belirli dönemlerde yeniden değerlendirilmesi esastır.
SWOT (GZFT) Analizi · 2026
Bu analiz, Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğünün kalite yönetimi, stratejik değerlendirme, sürekli iyileştirme ve risk yönetimi çalışmalarına girdi oluşturmak amacıyla hazırlanmıştır.