ÖĞRENCİ VE BÖLÜM/BİRİM KOORDİNATÖRLERİNİN YAPMASI GEREKEN İŞLEMLER
Öğrencilerin Yapması Gereken İşlemler
Öğrenim Hareketliliğinden faydalanacak öğrencilerin öğrenim anlaşmalarını (OLA ‘Online Learning Agreement’) dijital olarak doldurmaları gerekmektedir. Bu durum sadece KA131 öğrenim hareketliliğinden faydalanacak öğrencileri kapsamaktadır. KA131 Staj ve Personel hareketliliği anlaşmaları ile tüm KA171 anlaşmaları yine kâğıt üzerinden doldurulmaya devam edilecektir.
Öğrenciler https://learning-agreement.eu adresinden kurumsal e-posta adresleri (ogrencino@cumhuriyet.edu.tr) ile giriş yapıp istenen bilgileri doldurup dijital olarak (fare kullanılarak) imzalayacaklardır. Sisteme girişte kullanılan e-posta öğrencilerin kurumsal e-posta adresi olmak zorundadır. Kurumsal e-posta adresini kullanmayan öğrenciler https://sifre.cumhuriyet.edu.tr/epostaOgrenci.php adresinden e-posta adreslerini oluşturabilirler. Öğrenim anlaşmasında Sending Responsible Person kısmına Bölüm/Birim koordinatörünün bilgileri ve kurumsal e-posta adresi girilmelidir. Bölüm/Birim koordinatörünüzün bilgileri ağ sitemizin Bölüm/Birim Koordinatörleri sayfasında mevcuttur. Sending Administrative Contact Person kısmına kurum koordinatörünün bilgileri girilmelidir. Kurum koordinatörünün bilgileri yandaki resimdeki gibidir. Öğrenci, OLA’yı doldurduktan sonra bölüm/birim koordinatörüne sistem tarafından bilgilendirme e-postası gönderilecektir.
Bölüm/Birim Koordinatörlerinin Yapması Gereken İşlemler
Bölüm/Birim koordinatörlerinin bilgileri sisteme Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından tanımlanacaktır. Bilgiler tanımlandığında koordinatörlere şifre belirlemeleri için e-posta gönderilecektir. Koordinatörler şifrelerini belirledikten sonra sisteme erişim sağlayabilirler. Bölüm/Birim koordinatörleri OLA’nın doldurulduğuna dair e-posta aldıklarında bu e-posta içerisindeki bağlantıya tıklayabilir veya https://www.erasmus-dashboard.eu adresinden kurumsal e-posta adresi ve belirlemiş oldukları şifre ile giriş yapabilirler.
Bölüm/birim koordinatörü sisteme giriş yaptıktan sonra sol menüdeki Mobilities (OLA 3.0) başlığı altındaki Outgoing Students alt başlığına tıklayıp ilgili ekrandan OLA doldurmuş ve imzalamış tüm öğrencileri görecektir. Dashboard hâlâ geliştirilme aşamasında olduğundan ne yazık ki bölüm filtreleme özelliği bulunmamaktadır. Üniversite geneli tüm KA131 Öğrenim Hareketliliği öğrencilerinin OLA’ları bu ekrandan tüm bölüm/birim koordinatörleri tarafından görüntülenmektedir. Bölüm/birim koordinatörleri kendi öğrencilerini ilgili ekrandan bulup Open Learning Agreement butonuna tıklayıp bilgileri kontrol ettikten sonra kabul veya reddedebilir. Ret veya kabul durumunda koordinatör imza işlemini dijital olarak ekrandan fare kullanımıyla tamamlayacaktır.
Koordinatör tarafından imzalanıp kabul edilen OLA karşı kurumun birim sorumlusuna sistem tarafından gönderilir ve onaylanması beklenir. Karşı kurum sorumlusu da sistem üzerinden OLA’yı imzalayıp onayladıktan sonra OLA işlemleri tamamlanmış olur. Tamamlanan OLA, gönderen kurumun Outgoing Students kısmında, misafir eden kurumun Incoming Students kısmında görünecektir. İstenildiği takdirde sistemden anlaşmanın PDF sürümü indirilip çıktısı alınabilir. Bazı üniversiteler henüz Dashboard veya üçüncü parti yazılımlarını (MobilityOnline, MoveOn, ErasmusPort, Solenovo, vb.) kullanmaya başlamadıklarından veya bu yazılımları kullanıp OLA kullanımını desteklemediklerinden karşı kurumun sistemine OLA yansımamaktadır. Bu gibi durumlarda iş akışı Bölüm/Birim Koordinatörü imzasına kadar herhangi bir değişikliğe uğramamaktadır. Bölüm/Birim koordinatörü imzası sonrası sistemden PDF sürümü alınıp karşı kuruma manuel olarak aynı belge imzalatılabilir. Ayrıca kelime istemci programları (MS Office Word, LibreOffice, Google Docs, vb.) ile herhangi bir belge hazırlanmasına gerek yoktur.
Önemli not: EDUGAIN/YETKİM ağına kurumsal e-posta adreslerinin tanımlanması henüz tamamlanmamıştır. Dolayısıyla OLA’ya kurumsal e-posta adresi ile giriş henüz yapılamamaktadır. Tanımlama işlemi için Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı gerekli altyapıyı hazırlamaktadır. İlgili altyapı tamamlandıktan sonra hareketliliğe katılacak tüm personel ve öğrencilerin Dijital Türkiye (e-Devlet) şifreleriyle kaydolmaları gerekmektedir. İşlem tamamlandığında kurumsal e-posta adresleri YETKİM aracılığıyla EDUGAIN ağına dahil edilecek ve Erasmus Öğrenci Kimlik Kartı, Erasmus+ mobil uygulaması, Çevrimiçi Öğrenim Anlaşması (Online Learning Agreement) gibi hizmetlere erişilebilecektir.
Sistemin detaylı anlatımı için aşağıdaki bağlantılardaki videoları izleyebilirsiniz:
OLA Öğrenci ekranı yardım videosu: https://www.youtube.com/watch?v=BjdqSoGViAA
OLA Bölüm/Birim koordinatörü ekranı yardım videosu: https://youtu.be/BjdqSoGViAA?t=1116
Sistem ile ilgili (OLA, Dashboard, YETKİM, Erasmus+ Mobile App, vb.) sorularınız için Öğr. Gör. Murat ERCAN ile erasmus@cumhuriyet.edu.tr adresinden iletişime geçebilirsiniz.
