Erasmus+ Giden Yönlü Öğrenci Hareketliliği Başvuran Bilgi Paketi
Başvuru Öncesi
Erasmus+ Öğrenci Hareketliliğine başvuru yapmadan önce Hareketlilik Takvimi incelenmelidir. Hareketlilik takviminde ilan tarihlerinde yayınlanan ilan incelenip başvuru tarihi not edilmelidir. Başvuru tarihleri içerisinde ilgili ilanda belirtilen başvuru adresi üzerinden başvuru yapılmalıdır.
Başvuru Esnasında
Başvuru tarihleri içerisinde ilanda belirtilen adres üzerinden başvuru yapılır. Başvuru yapabilmek için Dijital Türkiye Portali (e-Devlet Kapısı) şifrenizin bulunması gerekmektedir. Şifresi olmayan adaylar şifrelerini PTT şubelerinden, Bankaların internet/mobil bankacılık kanallarından, e-imza veya mobil imza yardımıyla edinebilirler. İlanda belirtilen ve sitemizin belgeler sayfasında bulunan başvuru kılavuzu kılavuzunda belirtilen hususlar dikkate alınarak başvuru yapılmalıdır. Başvuru kılavuzuna aykırı veya eksik yapılan başvuruların geçersiz sayılması durumunda sorumluluk hatalı veya eksik başvuru yapan adaya aittir. Başvuru tamamlandıktan sonra başvuru belgesi dijital olarak indirilmeli ve muhafaza edilmelidir.
Başvuru Sonrası
Başvuruyu başarıyla tamamlayan aday ilanda belirtilen tarihte açıklanacak olan Erasmus+ Yerleştirme Sonuçlarının internet sitemizde duyurulmasını beklemelidir. Koordinatörlüğümüz değerlendirme sonuçlarını ağ sitesinde yayınlamaktadır. Adaylara ayrıca bir tebligat yapılmayacak olup adayın internet sitemizi takip etmesi gerekmektedir. Sitemizin takip edilmediği ve gerekli işlemlerin yapılmaması durumunda oluşacak mağduriyetlerden Koordinatörlüğümüz sorumlu tutulamaz. Yerleştirme sonuçları açıklandığında adayların asıl, yedek ve geçersiz başvuru statüleri listede belirtilmektedir. Asıl olarak hareketliliği gerçekleştirmeye hak kazanan aday faaliyeti hibeli olarak gerçekleştirebilecektir. Ancak Koordinatörlüğün bütçesinin elverişli olmaması, karşı kurumun adayı kabul etmemesi veya ilgili mevzuat ile Türkiye Ulusal Ajansının herhangi bir engel kararı olması durumunda aday hibe alamayabilir veya hareketliliği gerçekleştiremeyebilir. Durumu yedek olarak görünen aday, asıl olarak hak kazanan adayların feragat etmesi sonrası oluşan kontenjan açığı ve Koordinatörlüğün gerekli görmesi üzerine yedek yerleştirme sonuçlarının açıklanmasını bekleyebilir. Yedek yerleştirme sonrası durumu yedekten hak kazandı olarak görünen adayın bir önceki yerleştirme listesinde durumu asıl olarak görünen adaydan hiçbir farkı yoktur. Yedek yerleştirme işlemlerinin yapılmaması durumunda durumu yedek olan adaylar isterlerse faaliyetlerini hibesiz olarak gerçekleştirebilir. Öğrenim hareketliliğine hak kazanan adayın faaliyeti hibesiz olarak gerçekleştirme isteği kurumlar arası anlaşmada belirtilen kontenjan, karşı kurumun kabulü ve Koordinatörlüğümüzün onayına bağlıdır. Staj hareketliliğini hibesiz olarak gerçekleştirmek isteyen aday ise başvurusunu yazılı olarak Koordinatörlüğümüze sunması ve onay alması gerekmektedir. Durumu geçersiz başvuru olarak görünen adaylar hareketliliği hiçbir şekilde gerçekleştiremezler.
Hareketlilik Öncesi
Hareketliliği gerçekleştirmeye hak kazanan aday ilanda belirtilen tarihler içerisinde sonuçların açıklandığı sayfanın alt kısmında bulunan katılım beyanı veya feragat dilekçesini çevrim içi olarak doldurmalıdır. Aday hareketliliğe katılacaksa katılım beyanı formunu, katılmayacaksa feragat dilekçesi formunu doldurmalıdır. Bu formlar ilanda aksi bir tarih belirtilmediği sürece sonuçların açıklandığı tarihten itibaren yedi gün içerisinde doldurulmalıdır. Belirtilen tarih aralığı içerisinde doldurulmayan formlar geçersiz sayılmakta ve ilgili mevzuat gereği yaptırım uygulanmaktadır. Katılım beyanı formunu dolduran adaylar Microsoft Teams ekibine alınırlar ve ekip üzerinden yapılan duyurular adaylar tarafından takip edilmelidir. Ekibe dahil edilen katılım beyanı formunu doldurmuş olan adaylar sırasıyla aşağıda hareketlilik türlerine göre sınıflandırılmış işlemleri tamamlar.
- Koordinatörlüğümüz adayın yerleştiği kuruma aday gösterme işlemini (nominasyon) yapar. Aday gösterme işlemi sonrası karşı kurumdan cevap beklenir. Karşı kurum adayı kabul ederse davet mektubu gönderir. Davet mektubunun belge teslim formu üzerinden ilgili personele (ilgili personel sonuçların açıklandığı sayfada belirtilmektedir) iletilmesi gerekmektedir. Karşı kurumun adayı kabul etmemesi durumunda aday hareketlilikten faydalanamaz.
- Karşı kurumun internet sitesinden Erasmus+ sayfası ile bölüm derslerinin olduğu sayfa incelenmeli ve talep edilen belgeler ile alınabilecek dersler hakkında bilgi edinilmelidir.
- Karşı kurumun CV ve eu|academy (OLS) dil sınavı istemesi halinde CV europass.gov.tr adresinden, eu|academy dil sınavı ise academy.europa.eu adresinden edinilmelidir.
- Aday çevrim içi öğrenim anlaşmasını (online learning agreement – OLA) tamamlar. Bu form dijital olarak learning-agreement.eu adresinden doldurulur. Karşı kurumun EWP (Erasmus Without Paper) ağına dahil olmaması durumunda anlaşma word dosyası olarak bilgisayar üzerinden doldurulur. OLA’ya giriş yapmadan önce SCÜPortal ve YETKİM kaydı yapılmalıdır. Bu sistemlere nasıl kayıt yapılacağına dair kılavuzlar sitemizin belgeler sayfasında bulunmaktadır. Form öğrenci, birim/bölüm koordinatörü ve karşı kurumun birim/bölüm koordinatörü tarafından imzalanır.
- OLA doldurulduktan sonra Akademik Onay Formu doldurulmalıdır. Bu form OLA’nın Türkçe sürümü olarak düşünülebilir. Form doldurulduktan sonra öğrenci, birim/bölüm koordinatörü ve bölüm/ABD başkanı tarafından imzalanır.
- T. Vakıflar Bankası T.A.O.’dan (tercihen Cumhuriyet Üniversitesi Şubesi) vadesiz Avro hesabı açılmalı ve IBAN bilgisi iletilmelidir.
- Seyahat Sağlık Sigortası iki dilde (Türkçe ve İngilizce) yapılmalı ve poliçenin PDF sürümü iletilmelidir.
- Pasaport bulunmuyorsa pasaport başvurusu yapılmalı, nüfus müdürlüklerinde yoğunluk olması durumunda pasaport aciliyet yazısı alınmalıdır.
- Vize kolaylaştırma yazısı Erasmus+ Başvuru Portalinden alınmalı ve vize için gerekli belgeler araştırılmalıdır.
- Hareketlilik bilgileri vize alındıktan sonra ilgili personel tarafından Erasmus+ Başvuru Portaline girilir ve Türkiye Ulusal Ajansı ile THY arasındaki işbirliğinin devam etmesi halinde aday uçak bileti için sistemden indirim kodu üretebilir.
- Sitemizin sorgulamalar sayfasından dil seviyesini belirten yazı alınabilir.
- Vize alındıktan sonra pasaportta kimlik bilgilerinin bulunduğu sayfa ile vize sayfası taratılmalı ve Koordinatörlüğümüze iletilmelidir.
- Taahhütname imzalanmalıdır.
- Türkiye Burslusu uluslararası öğrenciler burslarının kesileceğinin bilincinde olduklarına dair dilekçeyi doldurmalıdır.
- Hibe sözleşmesi imzalanmalıdır. Hibenin %80’i sözleşmesinin iki imzası da tamamlandıktan sonra hibe 30 gün içerisinde yatırılmaktadır. Bu sürenin farkında olup hareketliliğe başlamadan uygun bir zaman dilimine kadar işlemlerin tamamlanması ve hibenin hareketlilik başlangıç tarihinden önce yatırılabilmesi adına işlemler son ana bırakılmamalıdır.
- Koordinatörlüğümüz adayın yerleştiği kuruma aday gösterme işlemini (nominasyon) yapar. Aday gösterme işlemi sonrası karşı kurumdan cevap beklenir. Karşı kurum adayı kabul ederse davet mektubu gönderir. Davet mektubunun belge teslim formu üzerinden ilgili personele (ilgili personel sonuçların açıklandığı sayfada belirtilmektedir) iletilmesi gerekmektedir. Karşı kurumun adayı kabul etmemesi durumunda aday hareketlilikten faydalanamaz.
- Karşı kurumun internet sitesinden Erasmus+ sayfası ile bölüm derslerinin olduğu sayfa incelenmeli ve talep edilen belgeler ile alınabilecek dersler hakkında bilgi edinilmelidir.
- Karşı kurumun CV ve eu|academy (OLS) dil sınavı istemesi halinde CV europass.gov.tr adresinden, eu|academy dil sınavı ise academy.europa.eu adresinden edinilmelidir.
- Aday çevrim içi öğrenim anlaşmasını (online learning agreement – OLA) tamamlar. Bu form dijital olarak learning-agreement.eu adresinden doldurulur. Karşı kurumun EWP (Erasmus Without Paper) ağına dahil olmaması durumunda anlaşma word dosyası olarak bilgisayar üzerinden doldurulur. OLA’ya giriş yapmadan önce SCÜPortal ve YETKİM kaydı yapılmalıdır. Bu sistemlere nasıl kayıt yapılacağına dair kılavuzlar sitemizin belgeler sayfasında bulunmaktadır. Form öğrenci, birim/bölüm koordinatörü ve karşı kurumun birim/bölüm koordinatörü tarafından imzalanır.
- OLA doldurulduktan sonra Akademik Onay Formu doldurulmalıdır. Bu form OLA’nın Türkçe sürümü olarak düşünülebilir. Form doldurulduktan sonra öğrenci, birim/bölüm koordinatörü ve bölüm/ABD başkanı tarafından imzalanır.
- T. Vakıflar Bankası T.A.O.’dan (tercihen Cumhuriyet Üniversitesi Şubesi) vadesiz Avro hesabı açılmalı ve IBAN bilgisi iletilmelidir.
- Seyahat Sağlık Sigortası iki dilde (Türkçe ve İngilizce) yapılmalı ve poliçenin PDF sürümü iletilmelidir.
- Pasaport bulunmuyorsa pasaport başvurusu yapılmalı, nüfus müdürlüklerinde yoğunluk olması durumunda pasaport aciliyet yazısı alınmalıdır.
- Vize kolaylaştırma yazısı Erasmus+ Başvuru Portalinden alınmalı ve vize için gerekli belgeler araştırılmalıdır.
- Hareketlilik bilgileri vize alındıktan sonra ilgili personel tarafından Erasmus+ Başvuru Portaline girilir ve Türkiye Ulusal Ajansı ile THY arasındaki işbirliğinin devam etmesi halinde aday uçak bileti için sistemden indirim kodu üretebilir.
- Sitemizin sorgulamalar sayfasından dil seviyesini belirten yazı alınabilir.
- Vize alındıktan sonra pasaportta kimlik bilgilerinin bulunduğu sayfa ile vize sayfası taratılmalı ve Koordinatörlüğümüze iletilmelidir.
- Taahhütname imzalanmalıdır.
- Türkiye Burslusu uluslararası öğrenciler burslarının kesileceğinin bilincinde olduklarına dair dilekçeyi doldurmalıdır.
- Hibe sözleşmesi imzalanmalıdır. Hibenin %80’i sözleşmesinin iki imzası da tamamlandıktan sonra hibe 30 gün içerisinde yatırılmaktadır. Bu sürenin farkında olup hareketliliğe başlamadan uygun bir zaman dilimine kadar işlemlerin tamamlanması ve hibenin hareketlilik başlangıç tarihinden önce yatırılabilmesi adına işlemler son ana bırakılmamalıdır.
Tüm belgeler sitemizin belgeler sayfasında mevcuttur. Belgeler doldurulduktan sonra belge teslim formu üzerinden toplu olarak iletilmelidir.
